Vorjahreswerte in der E-Bilanz: was der Datensatz verlangt

Was zum Vorjahr in den Datensatz gehört

• Beginn und Ende des vorangegangenen Wirtschaftsjahres als Pflichtangaben im Erklärungskopf
• Der Zeitraum muss lückenlos an das laufende Wirtschaftsjahr anschließen — das Vorjahr endet am Tag vor dem Beginn
• Bilanz- und GuV-Werte des Vorjahres gehören dagegen in die Übermittlung des Vorjahres, nicht in die des laufenden Jahres
• Der Anlagenspiegel braucht die Anfangsbestände: Anschaffungs- und Herstellungskosten sowie kumulierte Abschreibungen zum Beginn des Wirtschaftsjahres
• Bei einer Überleitungsrechnung wird je Posten getrennt, ob die Abweichung aus dem laufenden Jahr oder aus Vorperioden stammt

Die Lückenfalle beim Rumpfjahr

Bei einem vollen Zwölfmonatsjahr fällt es nicht auf: Man verschiebt den Zeitraum um ein Jahr zurück und liegt richtig. Bei einem Rumpfwirtschaftsjahr erzeugt genau diese Verschiebung eine Lücke zwischen dem Ende des Vorjahres und dem Beginn des laufenden Jahres — und die amtliche Prüfung akzeptiert das nicht.

Richtig ist die Ableitung vom anderen Ende her: Das Vorjahr endet am Tag vor dem Beginn des Wirtschaftsjahres, egal wie lang beide Zeiträume sind. Unsere Software rechnet so und kommt bei vollen Jahren zum identischen Ergebnis, bei Rumpfjahren aber zum richtigen.

Ein Sonderfall bleibt das echte erste Wirtschaftsjahr einer Neugründung. Ein Vorjahr existiert dann nicht, die Pflichtfelder müssen trotzdem belegt sein. Ein fiktives Zwölfmonatsjahr vor der Gründung zu behaupten wäre falsch — deshalb wird ein Zeitraum gesetzt, der unmittelbar vor dem Gründungsdatum liegt und lückenlos anschließt, ohne eine Geschäftstätigkeit zu unterstellen, die es nicht gab.

Vorjahreszahlen als Datenquelle

Vorjahresvergleich ist etwas anderes als Vorjahresübermittlung

In der Handelsbilanz steht die Vorjahresspalte neben der laufenden Spalte; § 265 Abs. 2 HGB verlangt sie ausdrücklich, und ein fehlender Vergleichswert ist dort ein Mangel. Die E-Bilanz funktioniert anders: Sie ist die Meldung eines Wirtschaftsjahres, und das Vorjahr hat seine eigene Meldung. Wer beide Modelle verwechselt, sucht im Datensatz nach einer Spalte, die es nicht gibt.

Nötig sind im laufenden Datensatz deshalb nur die Angaben, die das laufende Jahr nicht aus sich heraus erklären kann: der Zeitraum davor, die Anfangsbestände des Anlagevermögens und — bei der Überleitungsrechnung — die Frage, ob eine Abweichung schon in Vorperioden entstanden ist oder erst jetzt.

Für den Jahresabschluss bleibt die Vorjahresspalte davon unberührt. Sie wird dort aus den Vorjahreszahlen gebildet, die Sie einmal erfassen oder importieren, und ist Voraussetzung für die Offenlegung. Beide Anforderungen speisen sich aus derselben Quelle, stellen aber verschiedene Fragen an sie.

Warum die Anfangsbestände über die Übermittlung entscheiden

Der praktisch häufigste Grund für eine zurückgewiesene oder unvollständige E-Bilanz ab dem zweiten Wirtschaftsjahr sind fehlende Eröffnungswerte. Wer nur die Bewegungen des Jahres importiert, startet mit Bank, Forderungen und Verbindlichkeiten bei null — die Bilanz geht dann entweder nicht auf, oder sie geht auf und ist trotzdem falsch.

Dasselbe gilt für den Anlagenspiegel. Er verlangt die Anschaffungs- und Herstellungskosten sowie die kumulierten Abschreibungen zum Jahresbeginn. Nur im echten ersten Wirtschaftsjahr sind beide Größen ableitbar, weil der Anfangsbestand null ist. Ab dem zweiten Jahr sind sie eine Tatsache, keine Rechnung — unsere Software synthetisiert sie deshalb nicht, sondern weist aus, dass sie fehlen, und lässt den Spiegel dann weg, statt Zahlen zu erfinden.

Beim Wechsel aus einer anderen Buchhaltung ist das der entscheidende Punkt: Reichen Sie zusätzlich zum laufenden Jahr den Export des Vorjahres ein — den Buchungsstapel des Vorjahres oder die Summen- und Saldenliste zum Vorjahresstichtag. Liegt das Vorjahr bereits bei uns, genügt das laufende Jahr.

Häufige Fragen

Werden die Vorjahreszahlen mit der E-Bilanz übermittelt?

Die Bilanz- und GuV-Werte des Vorjahres gehören in die Übermittlung des Vorjahres. Im laufenden Datensatz stehen die Zeitraumangaben zum Vorjahr sowie die Anfangsbestände, die der Anlagenspiegel und die Überleitung brauchen.

Warum wird mein Datensatz mit einem Hinweis auf den Vorjahreszeitraum zurückgewiesen?

Meist endet der angegebene Vorjahreszeitraum nicht unmittelbar vor dem Beginn des Wirtschaftsjahres. Typische Ursache ist eine schlichte Jahresverschiebung bei einem Rumpfwirtschaftsjahr.

Was mache ich im ersten Geschäftsjahr?

Sie tragen kein Vorjahr ein. Die Pflichtfelder werden so gesetzt, dass sie lückenlos vor dem Gründungsdatum enden; Vorjahreszahlen werden nicht erfunden.

Kann ich meine Vorjahres-E-Bilanz einlesen?

Ja. Sowohl die XBRL-Datei als auch der Ausdruck der Vorjahres-E-Bilanz werden anhand der amtlichen Positionsbezeichnungen ausgewertet — ohne Raten, weil die Bezeichnung selbst der Schlüssel ist.

Was passiert, wenn die Anfangsbestände fehlen?

Bank, Forderungen und Verbindlichkeiten beginnen dann bei null, und der Anlagenspiegel lässt sich nicht aufstellen. Reichen Sie in dem Fall die Saldenliste zum Vorjahresstichtag nach.

Setzt die Software fehlende Vorjahreswerte auf null?

Nein. Ein unbekannter Wert bleibt leer. Eine Null wäre eine Behauptung über das Vorjahr, die niemand geprüft hat.