E-Bilanz ohne Kanzlei-Software: XBRL direkt aus Ihrer Saldenliste

Warum Kanzlei-Software fälschlich als Voraussetzung gilt

Weil ein großer Teil der deutschen Steuerkanzleien mit Kanzlei-Software arbeitet, entsteht schnell der Eindruck, die elektronische Übermittlung nach § 5b EStG sei technisch an Kanzlei-Software gekoppelt. Tatsächlich ist Kanzlei-Software ein verbreitetes Kanzlei- und Rechnungswesensystem – die Pflicht selbst betrifft aber nur Inhalt und Format der Übermittlung, nicht die Software, mit der Bilanz und GuV vorher erstellt wurden.

Das amtliche XBRL nach der Kerntaxonomie lässt sich aus jeder sauberen Summen- und Saldenliste ableiten, unabhängig davon, ob diese aus Kanzlei-Software, einer anderen Buchhaltungssoftware, Excel oder einer manuellen Erfassung stammt. Entscheidend ist allein die korrekte Zuordnung der Konten zu den Taxonomie-Positionen – Mussfelder, Sollfelder und rechnerisch notwendige Mussfelder eingeschlossen.

So funktioniert die E-Bilanz ohne Kanzlei-Software-Lizenz

Welche Datenquellen konkret ausreichen

• Summen- und Saldenliste als CSV oder Excel, unabhängig vom Kontenrahmen SKR03, SKR04 oder individuell
• Export aus gängiger Buchhaltungssoftware außerhalb des Kanzlei-Software-Verbunds
• Manuelle Erfassung von Bilanz und GuV, wenn keine strukturierte Saldenliste vorliegt
• Kein Umstieg auf einen bestimmten Kontenrahmen und kein Kanzlei-Software-Rechnungswesen erforderlich
• Aus derselben Saldenliste entstehen ohne Doppelerfassung auch der HGB-Jahresabschluss und die laufende Buchhaltung

Schritt für Schritt: von der Saldenliste zum XBRL

• 1. Summen- und Saldenliste als Datei hochladen, gleich aus welcher Software sie stammt
• 2. Von der KI vorgeschlagene Zuordnung der Konten zu Bilanz- und GuV-Positionen durchsehen
• 3. Mussfeld-, Summen- und Plausibilitätsprüfung automatisch durchlaufen lassen
• 4. Fertiges, ERiC-validiertes XBRL herunterladen – Zahlung erst beim Download
• 5. Datei über Mein ELSTER hochladen oder an den Steuerberater zur Übermittlung übergeben

Häufige Fehler beim Umstieg von Kanzlei-Software

• Die Saldenliste wird nur für einen Teilzeitraum statt für das vollständige Wirtschaftsjahr exportiert
• Kontensalden werden vor dem Export nicht abgestimmt, sodass Aktiva und Passiva später nicht übereinstimmen
• Ein individueller Kontenrahmen wird ohne Kontenbeschriftung exportiert, was die automatische Zuordnung erschwert
• Es wird angenommen, ohne Kanzlei-Software sei generell keine E-Bilanz möglich, und die Erstellung deshalb unnötig verzögert

Was Kanzlei-Software leistet – und was hiervon unabhängig ist

Kanzlei-Software ist in vielen Kanzleien ein etabliertes System für Rechnungswesen, Jahresabschluss und den Datenaustausch zwischen Mandant und Steuerberater. Wer bereits Kanzlei-Software nutzt, kann die dortige Saldenliste ebenso hochladen wie jede andere – ein Vorteil entsteht dadurch nicht, ein Nachteil ohne Kanzlei-Software aber auch nicht.

Für die Übermittlung selbst braucht es in keinem Fall Kanzlei-Software: Das erzeugte XBRL wird über Mein ELSTER beziehungsweise ERiC oder über den Steuerberater an das Finanzamt übermittelt. Die Software selbst übermittelt nicht direkt an das Finanzamt.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Kanzlei-Software-Lizenz, um eine E-Bilanz zu erstellen?

Nein. Für die Erstellung des XBRL nach der Kerntaxonomie genügt eine Summen- und Saldenliste in SKR03, SKR04 oder individuellem Kontenrahmen, ein Export aus anderer Software oder eine manuelle Erfassung von Bilanz und GuV.

Muss meine Saldenliste in einem bestimmten Kontenrahmen vorliegen?

Nein, SKR03, SKR04 und individuelle Kontenrahmen werden unterstützt. Die KI ordnet die jeweiligen Konten anhand Kontonummer, Bezeichnung und Saldo den passenden Taxonomie-Positionen zu.

Wie wird die fertige E-Bilanz übermittelt, wenn ich kein Kanzlei-Software nutze?

Die Software erzeugt das amtliche XBRL zum Download. Übermittelt wird es anschließend über Mein ELSTER beziehungsweise ERiC oder über Ihren Steuerberater – auf Wunsch übermittelt die Software auch direkt ans Finanzamt an das Finanzamt.

Was kostet die E-Bilanz ohne Kanzlei-Software?

20 € pro Wirtschaftsjahr, einmalig und ohne Abo. Bezahlt wird erst beim Download der fertigen XBRL-Datei.

Kann ich aus derselben Saldenliste auch den Jahresabschluss erstellen?

Ja, aus derselben Summen- und Saldenliste entstehen ohne Doppelerfassung sowohl die E-Bilanz als auch der HGB-Jahresabschluss und die laufende Buchhaltung.

Kann ich parallel zu einer bestehenden Kanzlei-Software-Kanzlei arbeiten?

Ja, Sie exportieren die Saldenliste aus dem bestehenden System und laden sie hier unabhängig für die E-Bilanz hoch, ohne die Kanzlei-Prozesse zu verändern.