E-Bilanz · E-Commerce

E-Bilanz für Online-Shops und E-Commerce-GmbHs mit KI erstellen

Für bilanzierende Onlinehändler, vom eigenen Shop bis zum Marktplatzverkauf über Amazon oder eBay, erstellt die Software die E-Bilanz aus der Saldenliste. Die KI ordnet Warenbestand, Marktplatzabrechnungen und Umsatzsteuerpositionen der Steuer-Kerntaxonomie zu. So entsteht für Retouren, Marktplatzgebühren und Zahlungsdienstleister-Abrechnungen kein zusätzlicher manueller Aufwand neben dem Tagesgeschäft. Auch bei wachsendem Bestellvolumen bleibt der Ablauf identisch, lediglich die Saldenliste wird umfangreicher.

Wer im Onlinehandel bilanziert

E-Commerce-GmbH und UG

Kapitalgesellschaften im Onlinehandel sind kraft Rechtsform bilanzierungspflichtig, unabhängig davon, ob über einen eigenen Shop oder ausschließlich über Marktplätze verkauft wird. Das gilt auch dann, wenn die Ware ausschließlich über ein Fulfillment-Center versendet und kein eigenes Lager betrieben wird. Die E-Bilanz wird zusammen mit der Körperschaftsteuererklärung eingereicht.

Einzelhändler mit hohem Umsatz

Einzelunternehmer im Onlinehandel sind buchführungspflichtig nach §§ 238 HGB, 140 f. AO, sobald Umsatz oder Gewinn die Schwellen des § 241a HGB überschreiten. Darunter genügt in der Regel die Anlage EÜR. Gerade schnell wachsende Shops überschreiten diese Schwellen oft unbemerkt innerhalb weniger Jahre.

Marktplatzverkauf über mehrere Kanäle

Auch bei Verkäufen über mehrere Marktplätze bildet die Software ein einheitliches Unternehmen mit einer E-Bilanz ab, gespeist aus einer konsolidierten Saldenliste. Unterschiedliche Auszahlungszyklen der Marktplätze ändern daran nichts, entscheidend ist der Bilanzstichtag Ihres Unternehmens.

Typische Bilanzpositionen im Onlinehandel

  • Warenbestand als Vorräte, häufig der bilanzsummenstärkste Posten
  • Forderungen gegenüber Zahlungsdienstleistern und Marktplätzen
  • Verbindlichkeiten aus Wareneinkauf und Marktplatzgebühren
  • Umsatzsteuerverbindlichkeiten, unter anderem aus grenzüberschreitenden Fernverkäufen
  • Retouren- und Wertberichtigungspositionen zum Warenbestand

Von der Saldenliste zur XBRL-Datei

Sie laden Ihre Summen- und Saldenliste aus SKR03, SKR04 oder Ihrem Warenwirtschaftssystem hoch. Die KI ordnet Warenbestand, Wareneinsatz, Marktplatzforderungen und Umsatzsteuerpositionen den Muss-, Soll- und rechnerisch notwendigen Feldern der Steuer-Kerntaxonomie zu.

Vor der Ausgabe prüft die Software Mussfelder, Summen und Plausibilität, inklusive Abgleich von Aktiva und Passiva. Das Ergebnis ist für die Wirtschaftsjahre 2022 bis 2025 ERiC-validiert mit Rückgabecode 0. Übermittelt wird über Mein ELSTER bzw. ERiC oder Ihren Steuerberater.

So läuft Ihre E-Bilanz im Onlinehandel in Schritten ab

  • Schritt 1: Sie exportieren die Saldenliste zum Bilanzstichtag aus Ihrer Finanzbuchhaltung oder Ihrem Warenwirtschaftssystem
  • Schritt 2: Die KI ordnet Warenbestand, Marktplatzforderungen und Umsatzsteuerpositionen den passenden Feldern der Steuer-Kerntaxonomie zu
  • Schritt 3: Retouren- und Wertberichtigungspositionen werden, sofern in der Saldenliste ausgewiesen, den zugehörigen Vorratspositionen zugeordnet
  • Schritt 4: Mussfeld-, Summen- und Plausibilitätsprüfung sichern den Abgleich von Aktiva und Passiva ab
  • Schritt 5: Sie laden die ERiC-validierte XBRL-Datei herunter und übergeben sie an Mein ELSTER, ERiC oder Ihren Steuerberater

Was die KI im Onlinehandel übernimmt

  • Erkennung von Warenbestands- und Wareneinsatzkonten aus der Saldenliste, unabhängig vom genutzten Shopsystem
  • Zuordnung von Marktplatz- und Zahlungsdienstleisterforderungen zu den passenden Bilanzpositionen
  • Berücksichtigung von Umsatzsteuerpositionen aus dem operativen Geschäft, einschließlich grenzüberschreitender Fernverkäufe
  • Vollständigkeitsprüfung der Mussfelder mit NIL statt 0,00 bei leeren Pflichtfeldern vor der Ausgabe

Ohne DATEV, mit einem Datensatz für alles

Keine DATEV-Lizenz nötig

Der Upload der Saldenliste reicht, unabhängig davon, ob Sie mit Shopsoftware, Warenwirtschaft oder klassischer Buchhaltungssoftware arbeiten. Auch bei mehreren angebundenen Marktplätzen ist keine zusätzliche DATEV-Lizenz erforderlich.

Ein Datensatz für Abschluss und Buchhaltung

Aus derselben Saldenliste entstehen ohne Doppelerfassung auch der handelsrechtliche Jahresabschluss und die laufende Buchhaltung. Warenbestand und Umsatzsteuerpositionen müssen so nur einmal gepflegt werden.

Festpreis pro Wirtschaftsjahr

20 € pro Wirtschaftsjahr, einmalig, kein Abonnement, Zahlung erst beim Download. Der Preis gilt unabhängig von der Anzahl angebundener Marktplätze oder Vertriebskanäle.

Häufige Stolpersteine im Onlinehandel

  • Retouren werden nicht rechtzeitig als Wertberichtigung zum Warenbestand erfasst
  • Gebühren mehrerer Marktplätze werden pauschal verbucht statt den jeweiligen Erlösen zugeordnet
  • Fremdwährungsforderungen aus internationalen Marktplätzen werden nicht zum Stichtagskurs bewertet
  • Lagerbestände an mehreren Fulfillment-Standorten werden nicht vollständig in der Saldenliste konsolidiert
  • Gutschriften für stornierte Bestellungen werden fälschlich vom Wareneinsatz statt vom Umsatz abgesetzt
  • Vorauszahlungen von Kunden werden sofort als Umsatzerlös statt als erhaltene Anzahlung verbucht

Häufige Fragen

Braucht mein Online-Shop eine E-Bilanz?

Als GmbH oder UG immer. Als Einzelunternehmer nur, wenn Sie buchführungspflichtig sind oder freiwillig bilanzieren, sonst genügt die Anlage EÜR.

Wie wird der Warenbestand aus mehreren Marktplätzen erfasst?

Er fließt konsolidiert über Ihre Saldenliste als Vorräte in den Datensatz ein, unabhängig davon, über wie viele Kanäle verkauft wird.

Werden OSS-Umsatzsteuerpositionen berücksichtigt?

Umsatzsteuerliche Forderungen und Verbindlichkeiten aus Ihrer Saldenliste werden wie andere Positionen der Steuer-Kerntaxonomie zugeordnet, sofern sie dort ausgewiesen sind.

Reicht ein Export aus meiner Shopsoftware?

Benötigt wird die Summen- und Saldenliste aus Ihrer Finanzbuchhaltung, in die Shop- und Marktplatzumsätze bereits eingeflossen sind.

Übermittelt die Software die E-Bilanz direkt ans Finanzamt?

Nein, die Übermittlung erfolgt über Mein ELSTER bzw. ERiC oder über Ihren Steuerberater.

Werden Fremdwährungsforderungen berücksichtigt?

Sofern Ihre Saldenliste Fremdwährungspositionen bereits zum Stichtagskurs bewertet enthält, ordnet die KI sie den passenden Feldern der Steuer-Kerntaxonomie zu. Die Bewertung selbst erfolgt in Ihrer Finanzbuchhaltung.