E-Bilanz · Gastronomie
E-Bilanz für Restaurants, Cafés und Gastronomie-GmbHs mit KI
Für bilanzierende Gastronomiebetriebe, von der Restaurant-GmbH bis zur Systemgastronomie, erstellt die Software die E-Bilanz aus Ihrer Saldenliste. Die KI ordnet Kasse, Wareneinsatz und Betriebsausstattung den Positionen der Steuer-Kerntaxonomie zu. Damit entfällt die separate Aufbereitung der Zahlen neben dem oft arbeitsintensiven Tagesgeschäft.
Wer in der Gastronomie bilanziert
Gastronomie-GmbH und UG
Kapitalgesellschaften in der Gastronomie sind unabhängig von der Betriebsgröße bilanzierungspflichtig und reichen die E-Bilanz zusammen mit der Körperschaftsteuererklärung ein. Das gilt für ein einzelnes Lokal ebenso wie für mehrere Standorte unter einem Rechtsträger. Auch bei geringem Anlagevermögen entfällt die Pflicht nicht, da sie ausschließlich an die Rechtsform anknüpft.
Einzelunternehmen und Kleinbetriebe
Viele Einzelgastronomen ermitteln ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung und benötigen keine E-Bilanz. Wird freiwillig bilanziert oder werden die Schwellen des § 241a HGB von 800.000 € Umsatz bzw. 80.000 € Jahresüberschuss überschritten, entsteht die E-Bilanz-Pflicht für die Folgejahre. Ein Wechsel der Gewinnermittlungsart sollte rechtzeitig mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
Franchise- und Filialbetriebe
Mehrere Standorte unter einer GmbH werden weiterhin als ein Unternehmen und eine E-Bilanz abgebildet, nicht als gesonderte E-Bilanz je Filiale. Die Saldenliste konsolidiert dabei die Kassen- und Warenkonten aller Standorte. Eine Konzern-E-Bilanz mit mehreren rechtlich selbstständigen Gesellschaften ist damit nicht gemeint.
Typische Bilanzpositionen in der Gastronomie
- Kassenbestand und Bankguthaben aus dem laufenden Tagesgeschäft
- Warenbestände an Lebensmitteln und Getränken als Vorräte
- Küchen- und Restaurantausstattung als Anlagevermögen mit planmäßiger AfA
- Verbindlichkeiten gegenüber Getränke- und Lebensmittellieferanten
- Rückstellungen, etwa für Resturlaub des Servicepersonals
Von der Saldenliste zur XBRL-Datei
Ob Kassensystem-Export, SKR03/SKR04-Saldenliste oder manuelle Erfassung von Bilanz und GuV, die KI ordnet Kassenkonten, Wareneinsatz und Anlagen der Steuer-Kerntaxonomie zu, unterscheidet Muss- und Sollfelder und baut den Brutto-Anlagenspiegel für Küchen- und Restauranttechnik auf.
Vor der Ausgabe prüft die Software Mussfelder, Summen und Plausibilität, unter anderem den Abgleich von Aktiva und Passiva. Das Ergebnis ist für die Wirtschaftsjahre 2022 bis 2025 ERiC-validiert mit Rückgabecode 0. Die Übermittlung erfolgt über Mein ELSTER bzw. ERiC oder Ihren Steuerberater, die Software selbst überträgt nicht direkt.
So läuft Ihre E-Bilanz im Gastronomiebetrieb in Schritten ab
- Schritt 1: Sie exportieren die Saldenliste zum Bilanzstichtag aus Ihrer Finanzbuchhaltung, inklusive bereinigter Kassenkonten
- Schritt 2: Die KI ordnet Kasse, Wareneinsatz und Betriebsausstattung den passenden Feldern der Steuer-Kerntaxonomie zu
- Schritt 3: Der Brutto-Anlagenspiegel für Küchen- und Restauranttechnik wird aus den Anlagenbewegungen aufgebaut
- Schritt 4: Mussfeld-, Summen- und Plausibilitätsprüfung sichern den Abgleich von Aktiva und Passiva ab
- Schritt 5: Sie laden die ERiC-validierte XBRL-Datei herunter und übergeben sie an Mein ELSTER, ERiC oder Ihren Steuerberater
Was die KI im Gastronomiebetrieb übernimmt
- Erkennung von Kassen-, Waren- und Wareneinsatzkonten aus der Saldenliste
- Zuordnung der Betriebsausstattung zum Brutto-Anlagenspiegel inklusive AfA
- Prüfung auf Vollständigkeit der Mussfelder, leere Pflichtfelder werden als NIL ausgewiesen
- Abgleich von Aktiva und Passiva vor der Ausgabe der XBRL-Datei
Ohne DATEV, mit einem Datensatz für alles
Keine DATEV-Lizenz nötig
Der Upload der Saldenliste genügt, unabhängig vom Kassen- oder Buchhaltungssystem, das Sie im Alltag nutzen. Ein eigenes DATEV-Rechenzentrum oder eine zusätzliche Lizenz sind für die E-Bilanz-Erstellung nicht erforderlich.
Ein Datensatz für Abschluss und Buchhaltung
Aus derselben Saldenliste entstehen ohne Doppelerfassung auch der Jahresabschluss und die laufende Buchhaltung Ihres Betriebs. So sparen Sie sich die mehrfache Eingabe identischer Zahlen für unterschiedliche Zwecke.
Festpreis pro Wirtschaftsjahr
20 € pro Wirtschaftsjahr, einmalig, kein Abonnement, Zahlung erst beim Download der fertigen Datei. Das gilt unabhängig davon, wie viele Standorte oder Kassen in der Saldenliste zusammengeführt werden.
Häufige Stolpersteine in der Gastronomie
- Kassendifferenzen aus dem Tagesgeschäft werden nicht rechtzeitig aufgeklärt und verzerren den ausgewiesenen Kassenbestand
- Trinkgelder werden nicht sauber von den Umsatzerlösen des Betriebs getrennt
- Verderbliche Warenbestände werden zum Bilanzstichtag nicht neu bewertet
- Saisonale Rückstellungen, etwa für Aushilfen in der Hochsaison, werden vergessen
Häufige Fragen
Braucht mein Restaurant eine E-Bilanz?
Als GmbH oder UG ja, immer. Als Einzelunternehmer nur, wenn Sie bilanzieren, etwa freiwillig oder weil die Schwellen des § 241a HGB überschritten sind. Sonst genügt die Anlage EÜR.
Wie wird die Kasse in der E-Bilanz abgebildet?
Der Kassenbestand fließt als eigene Position aus Ihrer Saldenliste in den Datensatz ein und wird der passenden Taxonomie-Position zugeordnet.
Was passiert mit Wareneinsatz und Warenbestand?
Warenbestände werden als Vorräte, der Wareneinsatz als GuV-Position der Steuer-Kerntaxonomie zugeordnet, sofern beide in Ihrer Saldenliste ausgewiesen sind.
Reicht ein Export aus meinem Kassensystem?
Sie benötigen eine Summen- und Saldenliste aus Ihrer Finanzbuchhaltung. Kassendaten fließen dort in der Regel bereits als Umsatz- und Kassenkonten ein.
Übermittelt die Software die E-Bilanz direkt ans Finanzamt?
Nein, die Übermittlung erfolgt über Mein ELSTER bzw. ERiC oder über Ihren Steuerberater.
Wie geht die Software mit Kassendifferenzen um?
Kassendifferenzen sollten vor dem Bilanzstichtag in Ihrer Buchhaltung aufgeklärt und verbucht sein. Die Software übernimmt den bereinigten Kassenbestand aus Ihrer Saldenliste, offene Kassendifferenzen klärt sie nicht.