E-Bilanz · IT & Agenturen

E-Bilanz für Software-, IT- und Agentur-GmbHs mit KI

Für IT-Unternehmen, Softwarehäuser und Agenturen in der Rechtsform einer GmbH erstellt die Software die E-Bilanz aus der Saldenliste. Die KI ordnet unfertige Projekte, Forderungen und Rückstellungen den Positionen der Steuer-Kerntaxonomie zu. Gerade bei projektbasierter Abrechnung zeigt sich hier häufig eine Lücke zwischen Handels- und Steuerbilanz, die sauber dokumentiert werden muss.

Wer in IT und Agenturen bilanziert

Software- und Agentur-GmbH

Kapitalgesellschaften im IT- und Agentursektor sind kraft Rechtsform bilanzierungspflichtig, unabhängig von der freiberuflichen oder gewerblichen Prägung der zugrunde liegenden Tätigkeit. Das betrifft auch reine Ein-Personen-GmbHs mit überschaubarem Auftragsvolumen. Die E-Bilanz wird zusammen mit der Körperschaftsteuererklärung eingereicht.

Freiberufliche Einzelunternehmer

Selbstständige Entwickler, Berater oder Designer ermitteln ihren Gewinn häufig per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG und benötigen keine E-Bilanz, solange keine Bilanzierungspflicht besteht. Wird freiwillig bilanziert oder liegt statt einer freiberuflichen eine gewerbliche und damit buchführungspflichtige Tätigkeit vor, entsteht die E-Bilanz-Pflicht.

Agentur als GmbH & Co. KG

Wird die Agentur als Personenhandelsgesellschaft geführt, gilt das PG-Profil mit Kapitalkontenentwicklung je Gesellschafter, ausführlich auf der Seite zur GmbH & Co. KG. Auch hier bleibt die Behandlung unfertiger Projekte und selbst geschaffener immaterieller Werte relevant.

Typische Bilanzpositionen bei IT und Agenturen

  • Unfertige Leistungen für zum Bilanzstichtag noch nicht abgeschlossene Projekte, bewertet zu den bisher angefallenen Selbstkosten
  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, da Rechnungsstellung häufig erst nach Projektabschluss oder nach Meilensteinen erfolgt
  • Selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, handelsrechtlich mit Aktivierungswahlrecht nach § 248 Abs. 2 HGB, steuerlich jedoch abweichend behandelt
  • Rückstellungen für Gewährleistung oder noch ausstehende Rechnungen von Subunternehmern und Freelancern
  • Vergleichsweise geringes Sachanlagevermögen, etwa IT-Ausstattung, Server und Lizenzen mit kurzer Nutzungsdauer

Von der Saldenliste zur XBRL-Datei

Handelsbilanz und Steuerbilanz können abweichen

Selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, etwa eigenentwickelte Software, dürfen handelsrechtlich unter Voraussetzungen aktiviert werden, steuerlich besteht dieses Aktivierungswahlrecht jedoch nicht in gleicher Form. Solche Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz werden über die Überleitungsrechnung im GAAP-Teil des Datensatzes abgebildet, statt eine eigenständige Steuerbilanz zu führen.

Vor der Ausgabe prüft die Software Mussfelder, Summen und Plausibilität, inklusive Abgleich von Aktiva und Passiva. Das Ergebnis ist für die Wirtschaftsjahre 2022 bis 2025 ERiC-validiert mit Rückgabecode 0. Übermittelt wird über Mein ELSTER bzw. ERiC oder Ihren Steuerberater.

So läuft Ihre E-Bilanz für IT- und Agenturunternehmen in Schritten ab

  • Schritt 1: Sie exportieren die Saldenliste zum Bilanzstichtag aus Ihrer Finanzbuchhaltung oder Projektabrechnungssoftware
  • Schritt 2: Die KI ordnet unfertige Leistungen, Forderungen und Rückstellungen den passenden Feldern der Steuer-Kerntaxonomie zu
  • Schritt 3: Mögliche Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz bei selbst geschaffenen immateriellen Werten werden für die Überleitungsrechnung markiert
  • Schritt 4: Mussfeld-, Summen- und Plausibilitätsprüfung sichern den Abgleich von Aktiva und Passiva ab
  • Schritt 5: Sie laden die ERiC-validierte XBRL-Datei herunter und übergeben sie an Mein ELSTER, ERiC oder Ihren Steuerberater

Was die KI bei IT- und Agenturunternehmen übernimmt

  • Erkennung von Konten für unfertige Leistungen und angearbeitete Projekte
  • Zuordnung von Forderungen und Rückstellungen zu den passenden Taxonomie-Feldern
  • Hinweis auf mögliche Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz für die Überleitungsrechnung
  • Vollständigkeitsprüfung der Mussfelder mit NIL statt 0,00 bei leeren Pflichtfeldern

Ohne DATEV, mit einem Datensatz für alles

Keine DATEV-Lizenz nötig

Der Upload der Saldenliste reicht, unabhängig davon, welche Software Sie für Projektabrechnung oder Buchhaltung nutzen. Auch bei mehreren parallel laufenden Projekten ist keine zusätzliche DATEV-Lizenz erforderlich.

Ein Datensatz für Abschluss und Buchhaltung

Aus derselben Saldenliste entstehen ohne Doppelerfassung auch der handelsrechtliche Jahresabschluss und die laufende Buchhaltung. Unfertige Leistungen und Forderungen müssen so nur einmal gepflegt werden.

Festpreis pro Wirtschaftsjahr

20 € pro Wirtschaftsjahr, einmalig, kein Abonnement, Zahlung erst beim Download. Der Preis gilt unabhängig von der Anzahl laufender Projekte oder Mandate.

Häufige Stolpersteine bei IT- und Agenturunternehmen

  • Projektfortschritt wird nicht sauber zwischen unfertigen Leistungen und bereits abgerechneten Teilleistungen getrennt
  • Eigenentwickelte Software wird handelsrechtlich aktiviert, ohne die steuerliche Abweichung in der Überleitungsrechnung zu dokumentieren
  • Rückstellungen für Gewährleistung werden pauschal statt einzelfallbezogen gebildet
  • Lizenz- und Abo-Erlöse werden periodenübergreifend nicht sauber abgegrenzt

Häufige Fragen

Wie werden unfertige Projekte in der E-Bilanz erfasst?

Sie fließen als unfertige Leistungen aus Ihrer Saldenliste in den Datensatz ein und werden den passenden Positionen der Steuer-Kerntaxonomie zugeordnet.

Kann eigenentwickelte Software aktiviert werden?

Handelsrechtlich besteht dafür unter Voraussetzungen ein Aktivierungswahlrecht nach § 248 Abs. 2 HGB. Steuerlich weicht die Behandlung ab, was über die Überleitungsrechnung dargestellt wird.

Braucht ein Freelancer als Einzelunternehmer eine E-Bilanz?

In der Regel nicht, solange der Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird und keine Bilanzierungspflicht besteht.

Wie werden Rückstellungen für Gewährleistung behandelt?

Sie werden aus Ihrer Saldenliste den passenden Rückstellungspositionen der Steuer-Kerntaxonomie zugeordnet.

Übermittelt die Software die E-Bilanz direkt ans Finanzamt?

Nein, die Übermittlung erfolgt über Mein ELSTER bzw. ERiC oder über Ihren Steuerberater.

Wie wird mit periodenübergreifenden Lizenzerlösen umgegangen?

Sofern Ihre Saldenliste die Rechnungsabgrenzung bereits enthält, ordnet die KI die entsprechenden Posten den passenden Feldern der Steuer-Kerntaxonomie zu. Die Abgrenzung selbst erfolgt in Ihrer Finanzbuchhaltung.