Kontennachweise in der E-Bilanz: Pflicht für Wirtschaftsjahre ab 2025

Was der Kontennachweis konkret enthält

Der Kontennachweis ist kein Anhang und keine Anlage, sondern ein Teil desselben XBRL-Datensatzes. Je Konto werden vier Angaben übermittelt.

• Die Kontonummer, wie sie im Kontenrahmen geführt wird (SKR03, SKR04 oder ein eigener Rahmen)
• Die Kontobezeichnung aus der Buchhaltung, unverändert
• Der Schlusssaldo des Kontos zum Abschlussstichtag
• Die Position der Steuertaxonomie, der das Konto zugeordnet ist — sie stellt die Verbindung zwischen Konto und Bilanz- beziehungsweise GuV-Zeile her
• Unverdichtet heißt: Sammelbuchungen auf eine Kontengruppe genügen nicht, jedes bebuchte Sachkonto steht einzeln
• Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) gehören nicht dazu — verlangt sind die Sachkonten des Hauptbuchs

Ab wann welcher Bestandteil fällig ist

Warum ein fehlerfreier Prüflauf nichts über die Vollständigkeit sagt

Die amtliche Prüfbibliothek kontrolliert an dieser Stelle nur eine Alternative: Entweder der Datensatz trägt Kontensalden, oder er trägt den erläuternden Text zur Übergangsregelung. Ist eines von beidem da, meldet die Prüfung Rückgabecode 0 — auch dann, wenn die gesetzliche Pflicht damit gerade nicht erfüllt ist.

Das ist der wichtigste Punkt dieser Seite. Ein grüner Prüflauf beweist, dass der Datensatz formal aufgebaut ist. Er beweist nie, dass er inhaltlich vollständig oder richtig ist. Wer sich auf den Rückgabecode verlässt, kann eine E-Bilanz übermitteln, die formal angenommen wird und trotzdem einen Pflichtbestandteil vermissen lässt.

Deshalb sperrt unsere Software die Übermittlung für betroffene Wirtschaftsjahre, solange keine zugeordneten Kontensalden vorliegen — und sagt das im Klartext, statt die Datei kommentarlos durchzulassen. Der Download der XBRL-Datei bleibt in diesem Fall möglich, damit niemand ausgesperrt ist, der die Einreichung anders erledigen will.

So entsteht der Kontennachweis in unserer Software

Grundlage ist die Summen- und Saldenliste, die Sie ohnehin für Bilanz und GuV hochladen — als CSV, Excel, PDF oder Foto. Die KI ordnet jedes Konto einer HGB-Position zu, Sie prüfen und korrigieren diese Zuordnung im Schritt „Bilanz & GuV“. Aus derselben Zuordnung leitet die Anwendung anschließend die Zielposition der Steuertaxonomie für jedes einzelne Konto ab; ein zweites Erfassen entfällt.

Im Schritt „Amtliche Prüfung“ zeigt die Anwendung, wie viele Konten am Datensatz hängen. Konten, deren Zuordnung sich nicht auf eine Taxonomie-Position auflösen lässt, werden ausdrücklich benannt und nicht stillschweigend weggelassen — sonst wäre der Nachweis lückenhaft, ohne dass es jemand merkt. Bestätigt wird der Versand danach von Ihnen, mit Ihrem eigenen ELSTER-Zertifikat und einer PIN je Übermittlung.

Was sich dadurch am Aufwand ändert

Die Pflicht klingt nach Mehrarbeit, ist aber vor allem eine Verlagerung. Bisher lag die Summen- und Saldenliste dem Finanzamt entweder gar nicht vor oder wurde auf Nachfrage als PDF nachgereicht; jetzt geht sie strukturiert mit. Wer ordentlich bucht, hat die Daten längst — es fehlte nur der Weg in den Datensatz.

Spürbar wird die Änderung dort, wo die Buchhaltung außerhalb des eigenen Zugriffs liegt oder wo mit stark verdichteten Auswertungen gearbeitet wird. Eine Auswertung auf Kontengruppenebene genügt nicht mehr; verlangt ist die Ebene der einzelnen Sachkonten. Fragen Sie deshalb rechtzeitig eine Saldenliste an, die jedes bebuchte Konto einzeln ausweist.

Eine zweite Folge betrifft die Sorgfalt bei der Kontenbezeichnung. Weil Nummer und Bezeichnung mitgehen, wird für das Finanzamt sichtbar, wie ein Konto in Ihrer Buchhaltung heißt. Sammelkonten mit unscharfen Bezeichnungen fallen dadurch stärker auf als früher — ein guter Anlass, den eigenen Kontenplan einmal durchzusehen.

Stolpersteine aus echten Datensätzen

• Eine Saldenliste, die nur Kontengruppen ausweist: Sie trägt Bilanz und GuV, erfüllt den Kontennachweis aber nicht — verlangt ist die Einzelkontenebene
• Nachträgliche Abschlussbuchungen außerhalb der Buchhaltung: Sie ändern den Saldo eines Kontos, der Kontennachweis muss diesen geänderten Stand zeigen
• Konten ohne Zuordnung: Sie fallen aus dem Nachweis heraus und werden von unserer Software deshalb einzeln aufgeführt
• Konten mit Saldo null: Sie sind ohne Aussagewert und werden nicht mitgeschickt
• Ein Wechsel des Kontenrahmens mitten im Jahr: Bezeichnung und Nummer müssen zum übermittelten Saldo passen, sonst widerspricht der Nachweis der Buchhaltung

Häufige Fragen

Gilt die Kontennachweis-Pflicht auch für mein Wirtschaftsjahr 2024/2025?

Entscheidend ist der Beginn. Beginnt das Wirtschaftsjahr am 1. Juli 2024, ist es nach § 52 Abs. 11 EStG noch nicht erfasst, obwohl es 2025 endet. Ein am 1. Januar 2025 beginnendes Wirtschaftsjahr ist erfasst.

Reicht es, die Summen- und Saldenliste als PDF beim Finanzamt einzureichen?

Nur im Rahmen der Übergangsregelung und nur mit einer Erläuterung im Datensatz, warum die Übermittlung der Kontennachweise noch nicht möglich war. Der gesetzliche Regelfall ist die elektronische Übermittlung im selben Datensatz.

Müssen auch Debitoren und Kreditoren übermittelt werden?

Nein. Verlangt sind die Sachkonten des Hauptbuchs mit ihren Schlusssalden. Personenkonten gehören nicht in den Kontennachweis.

Was passiert, wenn ich keine Saldenliste habe?

Dann fehlt die Grundlage für den Nachweis. Unsere Software sperrt für betroffene Wirtschaftsjahre die Übermittlung und weist darauf hin; die erzeugte XBRL-Datei lässt sich weiterhin herunterladen.

Muss ich die Zuordnung je Konto zweimal pflegen — einmal für die Bilanz, einmal für den Nachweis?

Nein. Die Zielposition der Steuertaxonomie wird aus der Kontenzuordnung abgeleitet, die Sie für Bilanz und GuV ohnehin bestätigen. Konten, bei denen das nicht gelingt, werden namentlich angezeigt.

Ab wann muss auch das Anlagenverzeichnis mit?

Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2027 beginnen. Bis dahin bleibt der Anlagenspiegel Bestandteil nur insoweit, wie ihn die Taxonomie und die amtliche Prüfung bei vorhandenem Anlagevermögen ohnehin verlangen.