Härtefallantrag zur E-Bilanz: § 5b Abs. 2 EStG in der Praxis

Die beiden Härtegründe des § 150 Abs. 8 AO

Was der Antrag praktisch bedeutet

Der Antrag ist formfrei und wird an das zuständige Finanzamt gerichtet. Sinnvoll ist es, ihn zusammen mit der Steuererklärung des betroffenen Wirtschaftsjahres zu stellen und die Umstände konkret zu beschreiben — allgemeine Formulierungen führen zu einer allgemeinen Ablehnung. Wird dem Antrag entsprochen, tritt an die Stelle des Datensatzes die Bilanz in Papierform nach § 60 EStDV.

Was oft übersehen wird: Eine Befreiung entbindet nur von der elektronischen Übermittlung, nicht von der Bilanzierung selbst und nicht von den Inhalten. Die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und — seit dem Wirtschaftsjahr 2025 — die unverdichteten Kontennachweise sind trotzdem zu erstellen und beizufügen.

Und sie ist selten von Dauer. Die Verhältnisse, die eine Härte begründen, ändern sich; das Finanzamt prüft bei jedem Antrag neu. Wer die Befreiung einmal erhalten hat, sollte deshalb nicht davon ausgehen, dass sie für die folgenden Jahre gilt.

Warum sich der Antrag für die meisten Gesellschaften nicht lohnt

Die wirtschaftliche Härte bemisst sich am Aufwand für die technischen Möglichkeiten. Solange eine E-Bilanz für 20 Euro je Wirtschaftsjahr erstellt und übermittelt werden kann — ohne eigene Installation, ohne Wartungsvertrag, ohne Schulung —, erreicht dieser Aufwand die Schwelle des „nicht unerheblichen finanziellen Aufwands“ kaum. Der Antrag kostet dann Zeit und bringt in aller Regel eine Ablehnung.

Die persönliche Härte zielt auf Kenntnisse und Fähigkeiten. Auch hier gilt: Wer eine Steuerberatung mandatiert oder eine Software nutzt, in der die Zuordnung der Konten vorgeschlagen und die Datei automatisch erzeugt wird, kann sich auf mangelnde eigene Fähigkeiten kaum berufen.

Realistisch bleibt der Antrag deshalb für sehr kleine Betriebe in besonderen persönlichen Verhältnissen — und in diesen Fällen ist er berechtigt. Für die typische kleine GmbH oder UG ist die Abgabe schlicht der kürzere Weg.

Wie ein Antrag aufgebaut sein sollte

Ein Antrag, der nur die Norm zitiert und um Befreiung bittet, wird abgelehnt. Tragfähig wird er erst durch die konkreten Umstände: Wer führt die Buchhaltung, mit welchen Mitteln, warum lässt sich daraus kein Datensatz erzeugen, und welcher Aufwand entstünde, um das zu ändern. Beziffern Sie diesen Aufwand und setzen Sie ihn ins Verhältnis zu Umsatz und Ergebnis des Betriebs — genau darauf zielt der Begriff der unbilligen Härte.

Bei der persönlichen Unzumutbarkeit geht es um die Person des Steuerpflichtigen, nicht um die Ausstattung des Betriebs. Beschreiben Sie deshalb die individuellen Umstände, und nennen Sie den Zeitraum, für den die Befreiung gelten soll. Ein unbefristeter Antrag lädt zur Ablehnung ein, weil die Behörde die Verhältnisse nur für einen überschaubaren Zeitraum beurteilen kann.

Sinnvoll ist außerdem, den Antrag nicht isoliert zu stellen, sondern zusammen mit der Steuererklärung des betroffenen Wirtschaftsjahres — dann liegt der Sachverhalt vollständig vor und die Bearbeitung läuft in einem Vorgang.

Der Weg ohne Härtefall: was die Abgabe voraussetzt

• Eine Summen- und Saldenliste des Wirtschaftsjahres — als CSV, Excel, PDF oder Foto; SKR03 und SKR04 werden erkannt
• Die Stammdaten der Gesellschaft samt Steuernummer, Finanzamt und Anteilseignern
• Ein ELSTER-Zertifikat der Gesellschaft, wenn Sie direkt aus der Anwendung übermitteln wollen; sonst genügt der Download der XBRL-Datei
• Die amtliche Vorprüfung läuft vorher kostenlos und beliebig oft — ohne Zertifikat und ohne Versand
• Die erste E-Bilanz je Arbeitsbereich ist kostenlos, jedes weitere Wirtschaftsjahr kostet 20 Euro
• Wer den Antrag dennoch stellen möchte: Über das Finanzamt-Cockpit lässt sich eine Nachricht an das Finanzamt elektronisch und signiert einreichen

Häufige Fragen

Wer kann einen Härtefallantrag nach § 5b Abs. 2 EStG stellen?

Jeder, der zur elektronischen Übermittlung der Bilanz verpflichtet ist. Ob dem Antrag entsprochen wird, richtet sich nach § 150 Abs. 8 AO — wirtschaftliche oder persönliche Unzumutbarkeit.

Reicht es, keine Software zu haben?

Nein. Maßgeblich ist, ob die technischen Möglichkeiten nur mit nicht unerheblichem finanziellem Aufwand zu schaffen wären. Bei verfügbaren Lösungen im niedrigen zweistelligen Bereich je Wirtschaftsjahr trägt dieses Argument regelmäßig nicht.

Gilt eine Befreiung dauerhaft?

In der Regel nicht. Das Finanzamt entscheidet für den konkreten Fall und meist für einen begrenzten Zeitraum; ändern sich die Verhältnisse, ist neu zu beantragen.

Muss ich bei einer Befreiung trotzdem eine Bilanz erstellen?

Ja. Die Befreiung betrifft nur den Übertragungsweg. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und die Kontennachweise sind der Steuererklärung dann in Papierform beizufügen (§ 60 EStDV).

Wo stelle ich den Antrag?

Formfrei beim zuständigen Finanzamt, sinnvollerweise zusammen mit der Steuererklärung des betroffenen Wirtschaftsjahres. Eine elektronische, signierte Nachricht ans Finanzamt lässt sich über das Finanzamt-Cockpit einreichen.

Was passiert, wenn ich weder übermittle noch einen Antrag stelle?

Die Bilanz gilt dann als nicht in der vorgeschriebenen Form eingereicht. Das Finanzamt kann die Abgabe erzwingen und Verspätungsfolgen festsetzen; die Pflicht bleibt bestehen.